Specialist Informatiebeheer

Specialist Informatiebeheer
24-28 uur 

Ben jij een organisatorisch talent met een passie voor het beheren van digitale en analoge informatie? Als specialist informatiebeheer bij onze gemeentelijke organisatie ben jij de sleutel tot effectief informatie- en archiefbeheer!

Onze organisatie is volop in ontwikkeling van analoog naar (steeds verder) digitaal werken en archiveren. Een van de uitdagingen die wij hierbij aangaan is de overstap van een documentgericht DMS naar een zaaksysteem. Houd je graag de landelijke ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer bij? En draag jij graag bij aan de doorontwikkeling van archiefbeheer conform wet- en regelgeving binnen onze organisatie? Dan zijn wij op zoek naar jou!

De specialist Informatiebeheer (meewerkend recordmanager) houdt zich samen met het team Informatiebeheer bezig met het beheer van alle informatiestromen van de gemeente. Hierbij zoek je voortdurend de afstemming op en vormt de operationele schakel tussen de strategisch en tactisch adviseurs op het gebied van informatiebeheer, de uitvoerend medewerkers Informatiebeheer (archief en postkamer) en de rest van de organisatie. Op deze manier draagt de specialist Informatiebeheer bij aan het borgen van de kwaliteit van bestaande processen en signaleert verbeteringen waar deze mogelijk zijn.

Wat zijn o.a. jouw taken?

• Auditeren van records om de nauwkeurigheid, consistentie en integriteit van documenten te waarborgen;
• Coördineren en uitvoeren van de periodieke vernietiging van records conform archiefwet voor diverse informatiesystemen;
• Mede verantwoordelijk voor het interpreteren van de Zaaktypecatalogus (ZTC) en toepassen van de (digitale) selectielijst binnen de context van het zaakgericht werken en registreren;
• Operationeel aanspreekpunt op het gebied van digitaal (en analoog) archiefbeheer voor de collega’s van team Informatiebeheer;
• Coördineren en uitvoeren van de overdracht van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats (analoog en e-depot) en het veiligstellen van belangrijke documenten voor toekomstig gebruik;
• Toezicht houden op het juist en consequent gebruiken van het documentaire informatiesysteem en andere digitale informatiesystemen, die onder de archiefwet vallen.
  
  

Gemeente Gulpen-Wittem
Gulpen-Wittem - ‘t mooiste stukje Nederland - ligt in het hart van het Zuid-Limburgse heuvelland. Mede door het unieke karakter van het Geul- en Gulpdal is het gebied uitgeroepen tot 5-sterrenlandschap. Geliefd om haar kleinschaligheid, tradities, gastvrijheid en betrokken inwoners die zorgen voor elkaar en hun omgeving. We dragen met trots het Cittaslow keurmerk, dat deze eigenschappen erkent. 

Het team Informatiebeheer valt binnen de afdeling Dienstverlening en bestaat uit 10 collega’s inclusief de specialist Informatiebeer. Door de (verdere) digitalisering van informatie en de veranderende manier waarop inwoners en bedrijven wensen te communiceren met overheden is de rol van informatiebeheer binnen een overheidsorganisatie veranderd. Informatie moet altijd en overal vindbaar, beschikbaar, toegankelijk, leesbaar en bruikbaar zijn, voor de periode dat het raadpleegbaar moet zijn. Daarna moet de informatie volgens geldende wet- en regelgeving vernietigd of overgedragen worden. Dit zorgt voor een constante ontwikkeling binnen het vakgebied van Informatiebeheer waar de teamleden zich mee bezig houden.

Wanneer zijn wij een match?
Als jij beslist die specialist bent op het gebied van digitaal en analoog informatie- en archiefbeheer en dit uitdraagt in woord en daad. Je ondersteunt en adviseert collega’s en jij bent in staat eerlijke feedback te geven en te ontvangen. Je denkt in oplossingen en mogelijkheden en bent daarbij proactief en zelfsturend. Ook ben jij communicatief sterk. Vanuit jouw expertrol ben je in staat collega’s mee te nemen, ook bij tegengestelde belangen. Daarnaast lever je graag een bijdrage aan het ontwikkelproces van het team en ben je een collegiaal, analytisch en kwaliteitsgericht persoon.
Verder beschik je over:

• HBO werk- en denkniveau;
• Bij voorkeur met een diploma informatiebeheerder of gelijkwaardig (SOD 1 + 2, Recordmanagement, etc);
• Bij voorkeur aantoonbare ervaring met informatie- en archiefbeheer en zaakgericht werken in een gemeentelijke omgeving;
• Kennis van recordmanagement, vernietiging, overbrenging en de digitalisering van archiefbeheer;

We komen ook graag met je in contact als je een aankomend Informatiespecialist bent met de ambitie zich door te ontwikkeld tot de hierboven beschreven functie.

Wat krijg jij ervoor terug?
Je komt terecht in een informele ambitieuze organisatie en in een team met betrokken collega’s. Bij de gemeente Gulpen-Wittem krijg je meer dan alleen een baan. We bieden een stimulerende werkomgeving met een informele cultuur en een prettige werksfeer. Je hebt de mogelijkheid om jouw uren flexibel in te delen en gedeeltelijk thuis te werken. Dit combineer je met het ontmoeten van je collega’s in ons gemeentehuis, centraal gelegen in Gulpen. Dat betekent dat je een goede balans kunt vinden tussen werk en privé.

Wij bieden een salaris van maximaal € €5.033,- op basis van een 36-urige werkweek (schaal 09 per 1 januari 2026). Het precieze bedrag binnen deze schaal stemmen wij af op basis van jouw ervaring en opleidingsniveau, waarbij inschaling in de aanloopschaal van toepassing kan zijn. 
Daarnaast ontvang jij ook een vrij besteedbaar budget, het individuele keuze budget (IKB). Dit is 17,05% over je salaris en biedt jou volop keuzevrijheid en zeggenschap over deze financiële ruimte. Zo kun jij keuzes maken die passen bij jouw levensfase, persoonlijke wensen en doelen. 

Daarnaast hebben wij een uitgebreid pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden zoals o.a.:

• Een jaarlijkse zomerbonus, betaald ouderschapsverlof, fietsplan.
• iPhone, iPad en laptop in bruikleen;
• Volop opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• Een thuiswerkvergoeding én een goede woon-werkvergoeding;
• Verder worden er veel activiteiten georganiseerd om je collega’s te ontmoeten en vitaliteit te bevorderen, zo hebben we een personeelsdag, knusse kantine met elke week soep, een donderdagmiddagborrel, vers fruit en nog veel meer.
  
  

Word jij specialist Informatiebeheer binnen ons team Informatiebeheer?
Mail ons je cv en korte motivatiebrief via www.igom.nl. De vacature sluit zodra wij een geschikte kandidaat gevonden hebben. 

Wil je meer weten of de functie neem dan contact op met Monique Claassens, Informatieadviseur en coördinator team Informatiebeheer via 043-7507755 of monique.claassens@gulpen-wittem.nl

Heb jij vragen over de procedure? Neem dan contact op met Marjolein Huijts-Wigman, adviseur P&O via 06-11037700 of marjolein.wigman@gulpen-wittem.nl. Natuurlijk mag je ook een appje sturen, wel zo makkelijk!

Goed om te weten

• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.
• Deze functie valt binnen HR21 onder medw gegevens II
• Het gaat om een vaste formatieplaats, waarbij je eerst een arbeidsovereenkomst voor één jaar ontvangt met de intentie om dit na één jaar om te zetten naar een vast dienstverband.