Managementondersteuner

Wil jij meebouwen aan de toekomst van de Gemeente Meerssen?

Binnen de afdeling Samenleving zijn wij op zoek naar een:

Managementondersteuner (0,7 fte)

Ben jij een organisatorisch talent met oog, voor detail en een passie voor ontzorgen? Dan zoeken wij jou!

Wat ga je doen?

Als managementondersteuner ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse secretariële ondersteuning van de manager en medewerkers van de afdeling Samenleving.

De werkzaamheden in hoofdlijnen:

• Ondersteunen van de medewerkers van de afdeling met de planning en organisatie van de werkzaamheden.
• Assisteren bij diverse processen, bijvoorbeeld door het signaleren en (mee) organiseren van efficiëntere en effectievere (gedigitaliseerde) werkprocessen.
• (Complex) agendabeheer van de manager en alle daarmee samenhangende werkzaamheden (coördinatie en prioritering van afspraken).
• Organiseren, coördineren, bijwonen en notuleren van overleggen en bijeenkomsten.
• Bieden van ondersteuning bij diverse projecten.

Binnen het managementsecretariaat werk je samen met zowel de managementondersteuner van de afdeling Ruimte als van de afdeling Bedrijfsvoering. Daarnaast is er een bestuurssecretariaat (2 personen) die verantwoordelijk is voor de secretariële ondersteuning van de bestuurders. Met het bestuurssecretariaat is veel contact omtrent afstemming van agenda’s. Bij incidentele afwezigheid van een collega vervangt men elkaars werkzaamheden. Hierover worden onderling goede afspraken gemaakt.

Dit ben jij:

Als managementondersteuner ben jij de verbindende factor binnen de afdeling Samenleving. Dankzij jouw inzet kunnen de manager en medewerkers zich richten op hun inhoudelijk werk, omdat jij zorgt voor structuur en ondersteuning in de dagelijkse hectiek. Jij bent er als eerste om de afdeling te ontzorgen, denkt creatief mee, regelt zaken vooruit en houdt alles draaiende op de achtergrond. Altijd met oog voor de mens achter de taak. Jij houdt het hoofd koel als de druk toeneemt.  Verder ben je de collega die moeiteloos een vergadering en een last minute printopdracht combineert zonder in de stress te schieten. Doordat je snel kunt schakelen, overzicht creëert en rust bewaart, weet jij goed om te gaan met deze dynamische functie. Plannen en organiseren gaat jou goed af en digitaal werken is overigens een vanzelfsprekendheid voor jou. Je maakt je nieuwe applicaties en systemen snel eigen.

Het werken binnen een gemeente vraagt om politieke sensitiviteit, omgevingsbewustzijn en integriteit. Je gaat in deze functie immers met vertrouwelijke informatie werken.

Jij hebt:

• minimaal MBO 4 werk- en denkniveau, (een afgeronde opleiding tot managementassistente of in een secretariële richting is een pre)
• aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie.
• affiniteit met het sociaal domein Samenleving.
• uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• gevoel voor verhoudingen en organisatie- en bestuurlijke sensitiviteit.

Voor deze functie vereisen we een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Waar kom je te werken?

De gemeente Meerssen kent drie afdelingen: Bedrijfsvoering, Ruimte en Samenleving. In totaal werken er ongeveer 130 medewerkers. Meer weten over het werken bij de gemeente Meerssen? Bekijk ons filmpje: https://youtu.be/WEoCw8Dc26k

Zo ervaart Sandy haar werk:

“ik ben de brug tussen chaos en rust. Ik krijg energie van het ontzorgen, het gevoel van controle in de chaos én de dankbaarheid als alles op zijn plek valt”.

~Sandy~

Wat biedt de gemeente Meerssen?

Onze arbeidsvoorwaarden zijn geregeld volgens de Cao gemeenten.

• Salaris: Deze functie is ingedeeld in schaal 7 (max. € 3.831,- op basis van een fulltime dienstverband, salarispeil per 1 oktober 2024). Inschaling is afhankelijk van opleiding en ervaring, hierbij wordt eventueel een aanloopschaal toegepast.
• IKB: Bovenop je salaris ontvang je 17,05% van het bruto jaarsalaris als Individueel Keuze Budget (IKB). Dit kun je naar eigen wens inzetten, bijvoorbeeld om uit te betalen, extra vakantiedagen te kopen of belastingvrij een fiets aan te schaffen.
• Arbeidsovereenkomst: In beginsel ontvang je een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar. Hierbij geldt de intentie om deze, bij goed functioneren, om te zetten naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Adv-opbouw: 0,7 fte wil zeggen dat je feitelijk per week 28 uur werkt, waarvan je 25,2 uur betaald krijgt en 2,8 uur adv opbouwt, die je weer kunt inzetten als verlof. 
• Secundaire arbeidsvoorwaarden: zoals pensioenopbouw bij ABP, het flexibel indelen van de werkweek, hybride werken, thuiswerkvergoeding en volop ontwikkelmogelijkheden op zowel persoonlijk als inhoudelijk vlak.

Hier lees je meer over onze arbeidsvoorwaarden (zoals IKB en adv-opbouw): https://www.meerssen.nl/vacatures/onze_arbeidsvoorwaarden/

Interesse? Solliciteer!

We kijken uit naar je sollicitatie en ontvangen graag je motivatiebrief en CV. Binnen 5 werkdagen ontvang je een reactie. De vacature blijft open totdat we een geschikte match hebben gevonden.

Binnen de sollicitatieprocedure kan een online screening worden uitgevoerd (bijvoorbeeld via Google en/of social media), een assessment ingezet worden en/of een referentie opgevraagd worden.

Heb je nog vragen over de functie? Neem dan contact op met Helmy Lalieu (manager afd. Samenleving) via 06-55236735 of de managementassistente via 06- 27098826 . Met vragen over de sollicitatieprocedure kun je bij Wahida Omar (recruiter) via 06-21300728 terecht. Kijk voor overige informatie op www.meerssen.nl