Bestuurssecretaresse Gemeentesecretaris

Werken bij de gemeente Maastricht is meer dan een baan. Het is een kans om impact te maken. Samen met collega’s, inwoners en partners maak je de stad elke dag een beetje beter. Je werkt in een omgeving waar politieke belangen, maatschappelijke verwachtingen en bestuurlijke verantwoordelijkheden samenkomen. We werken aan aansprekende, diverse projecten en bieden een breed scala aan diensten. Hier werk je met, voor én in Maastricht.

Samen met de bestuurssecretaris, de directiesecretaris en een communicatieadviseur vorm je een ondersteuningsteam voor de Gemeentesecretaris. Je bent onderdeel van de afdeling Bestuurszaken (team Bestuurssecretariaat). Jij zorgt ervoor dat de week van de gemeentesecretaris soepel verloopt, door de gemeentesecretaris optimaal te faciliteren: je zorgt ervoor dat je altijd een stapje voor bent.

Jouw impact op de stad
Bij jou komen vragen rondom de agenda van de gemeentesecretaris, het college als geheel en het gemeentelijk directieteam als eerste binnen. Het is jouw taak om een filter te zijn tussen de veelheid aan vragen en de gemeentesecretaris. Jij brengt prioritering aan in de agenda en afspraken, beheert het mailverkeer en de binnenkomende en uitgaande telefoontjes, daarnaast zorg je ervoor dat de gemeentesecretaris altijd de juiste stukken bij de hand heeft en bewaak je de voortgang van gemaakte afspraken. Hierbij ben je discreet en professioneel, omdat je werkt met politiekgevoelige, privacygevoelige en vertrouwelijke informatie. Voor jouw werkzaamheden stem je geregeld af met de bestuurs- en directiesecretaris of de betrokken (beleids)medewerkers.

Daarnaast organiseer jij een aantal logistieke zaken wanneer het college als geheel of het directieteam externe afspraken heeft of evenementen bezoekt, dit doe je bijvoorbeeld door het Breed Management Overleg te organiseren, of wanneer het college als geheel naar Prinsjesdag of het VNG-congres gaat, de locaties, het vervoer en de dagindeling te regelen.

Jouw expertise
We zoeken iemand met de volgende kwalificaties:

• Ten minste een afgeronde (MBO)opleiding op secretarieel gebied, dan wel vergelijkbare afgeronde opleiding op minimaal MBO-niveau;
• Ruime relevante werkervaring;
• Pro-actief en oplossingsgericht;
• Goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheden;
• Kennis van iBabs is een pré;
• Kennis van en ervaring met digitale postverwerking en goede digitale vaardigheden.

Daarnaast beschik je over de volgende competenties:

• Je bent in staat om de urgentie van een situatie die relevant is voor de gemeentesecretaris en de daarbij behorende risico’s in te schatten en daarnaar te handelen in termen van prioriteit en efficiency;
• Je bent in staat het overzicht te houden in een complexe agenda en bewaakt dat stukken ten behoeve van overleggen tijdig aangeleverd worden in iBabs;
• Je bent in staat om vanuit de inkomende berichten de voortgang van processen te bewaken of te signaleren wanneer er nog acties uitgezet moeten worden;
• Je kunt goed te plannen en organiseren, ondanks een constant veranderende context, met een klantvriendelijke opstelling.

Goed werkgeverschap
Je kunt rekenen op een salaris binnen schaal 8 (€ 3.206 - € 4.499). Bovenop je salaris ontvang je 17,05% Individueel Keuze Budget (IKB), in dit bedrag is vakantiegeld en een eindejaarsuitkering opgenomen. Je kunt je IKB laten uitbetalen, maar ook kun je bijvoorbeeld extra verlof kopen, je studieschuld aflossen of een sportabonnement betalen. Je krijgt een contract voor 36 uur. Je reiskosten worden vergoed. Zo ontvang je € 0,23 per kilometer wanneer je met de fiets of te voet komt. Wanneer je met auto of scooter komt, ontvang je € 0,17 per kilometer (tot maximaal 45 kilometer enkele reis). Openbaar vervoer wordt volledig vergoed. Je hebt de mogelijkheid om ADV op te bouwen. Pensioen bouw je op bij ABP.

We dragen graag bij aan jouw persoonlijke en professionele ontwikkeling. Dit stimuleren en faciliteren we o.a. door opleiding, training en doorgroeimogelijkheden. We hebben oog voor jouw behoeften en streven naar een gezond, veilig en inclusief werkklimaat voor iedereen. Het maakt voor ons niet uit waar je geboren bent, waar je in gelooft, van wie je houdt of wat het ook is dat jou uniek maakt. We zijn ervan overtuigd dat onderlinge verschillen ons juist sterker maken. We streven naar een organisatiecultuur waarin verschillen worden erkend, gewaardeerd én benut.

Ben je enthousiast?
Reageer dan voor 5 juli via de button en stuur je motivatie en cv. Heb je nog vragen? Dan kun je contact opnemen met Marianne Pleumeekers, teammanager Bestuurszaken, bereikbaar via 06-25301262 of marianne.pleumeekers@maastricht.nl. De eerste kennismaking vindt plaats op 9 of 10 juli 2026.

Medewerkers van de gemeenten Maastricht, Heerlen, Sittard-Geleen en Provincie Limburg gelden als interne kandidaten.