Bestuurssecretaresse Kabinet (langdurige ziektevervanging)

Bestuurssecretaresse Kabinet (langdurige ziektevervanging)

Het team Bestuurs- en Directieondersteuning bestaat uit het bestuurssecretariaat en de Senior adviseur bestuurszaken. Het bestuurssecretariaat bestaat uit 2 bestuurssecretaresses voor bestuur en directie en een bestuurssecretaresse kabinet. Het team ondersteunt de directie en het college van burgemeester en wethouders, maar ook de gehele ambtelijke organisatie, in de breedste zin van het woord.

Als medewerker bestuurssecretariaat kabinet ben jij een belangrijke schakel binnen de organisatie en ondersteun je voornamelijk de burgemeester. Jij voert de kabinetstaken uit en beheert agenda’s, e-mails, correspondentie en declaraties. Daarnaast bereid je vergaderingen voor in iBabs. 
Door jouw professionele en representatieve ondersteuning zorg je voor een efficiënt verloop van processen en een optimale ondersteuning van het college en de directie. Jij onderhoudt een vertrouwensrelatie met het college van burgemeester en wethouders en het directieteam en gaat daar zorgvuldig en integer mee om.

Een greep uit jouw andere werkzaamheden:

• Draagt zorg voor het agendabeheer van de burgemeester (en waar nodig ook van wethouders en/of directieleden).
• Fungeert als centraal aanspreek- en informatiepunt voor zowel interne als externe contacten.
• Bewaakt inkomende mails, signaleert gewenste acties en bewaakt de processen binnen het bestuurssecretariaat, zoals het tijdig en correct afhandelen van agendapunten en correspondentie.
• Bereidt afspraken en (bestuurlijke) vergaderingen voor, stelt (eventueel) een agenda op, en verricht van daaruit voortvloeiende werkzaamheden, waaronder verslaglegging.
• Verzorgt postafhandeling en archiefbeheer.
• Bereidt bezoeken voor de burgemeester voor, coördineert presentaties van zowel in- als externen en zorgt voor een evenwichtige planning hiervan.
• Coördineert en organiseert representatieve activiteiten/bezoeken t.b.v. jubilea (jarigen en huwelijken).
• Verzorgt aanmeldingen, vervoer en accommodaties en maandelijkse (reis)declaraties voor de burgemeester.

Kabinet taken:

• Draagt bij aan de organisatie van en ontvangsten bij bijzondere representatieve gelegenheden zoals de Veteranendag, Koningsdag en Hubertusmarkt en jaarlijkse terugkerende herdenkingen. Verricht representatieve taken, zoals gastvrouw tijdens ontvangsten (ook in de avonduren en weekenden) en het introduceren van sprekers.
• Coördineert de voordrachten en uitreikingen van Koninklijke en gemeentelijke onderscheidingen, het jongerenlintje, lintjesregen en de Uitstralingsprijs. Is contactpersoon en begeleider van de voorsteller bij aanvragen voor Koninklijke en gemeentelijke onderscheidingen en erepredicaten etc. Verzorgt de intake, toetst en beoordeelt aanvragen en verzoeken aan de hand van beleid, wet- en regelgeving en zorgt voor een compleet digitaal dossier. Schrijft conceptspeeches t.b.v. de Koninklijke Onderscheidingen.
• Stelt richtlijnen op gericht op het terrein van kabinet en is belast met werkzaamheden die voortvloeien uit gemeentelijke en landelijk vastgestelde protocollen zoals het vlaggenprotocol.
• Biedt ondersteuning aan externe comités/werkgroepen van het jongerenlintje, de uitstralingsprijs, koningsdag en veteranendag. Is tevens verantwoordelijk voor het mede-opstellen van richtlijnen en procedures voor deze comités/werkgroepen en bewaakt de administratieve organisatie.
• Zorgt voor periodieke rapportages over bestuursactiviteiten en beheer van het representatiebudget (draagt zorg voor de aanschaf van relatiegeschenken).
• Draagt zorg voor verzenden en up-to-date houden van adresbestanden voor de jaarlijkse kerstkaarten en uitnodigingen nieuwjaarsreceptie.

Wanneer zijn wij een match?
Als jij de ervaren secretaresse bent die bekwaam is in het werken met geautomatiseerde systemen en kennis en ervaring met kabinetstaken heeft. Jij bent representatief, durft voor een groep te staan bij ontvangst en introductie, en hebt goede communicatieve vaardigheden. Klant- en servicegerichtheid staan hoog in het vaandel, en jij weet discreet en diplomatiek met informatie om te gaan. Met een creatieve en praktische instelling kun jij goed omgaan met ad-hoc situaties. Zelfstandigheid, flexibiliteit en organisatorisch vermogen zijn jouw sterke punten, maar jij werkt ook graag in teamverband. Goede sociale en communicatieve vaardigheden maken je effectief in de omgang met anderen.

Verder zoeken wij iemand met;

• een afgeronde mbo+ opleiding in de richting van secretarieel/administratief medewerker;
• kennis van wet- en regelgeving inzake Koninklijke onderscheidingen;
• ervaring met kabinetsprocedures en -protocollen en het opstellen hiervan;
• kennis van geautomatiseerde systemen, met name iBabs;
• inzicht en gevoel voor maatschappelijke, politieke, bestuurlijke en ambtelijke verhoudingen en processen.

Wat kunnen wij jou bieden?
Je komt terecht in een informele, ambitieuze organisatie en in een team met betrokken collega’s. De gemeente bestaat uit een tiental authentieke kernen, gehuchten en buurtschappen. Mede door het unieke karakter van het Geul- en Gulpdal is het gebied uitgeroepen tot 5-sterrenlandschap. We dragen met trots het Cittaslow keurmerk, dat deze eigenschappen erkent.

Wij werken samen met een Inhuurdesk, derhalve zal de opdracht (uitzenden of detachering) altijd via Maandag Managed Services (MMS) lopen, schaal 08. De looptijd van de opdracht is onbekend, vooralsnog wel langdurig, waarbij de startdatum in de zomer zal zijn, bij voorkeur 1 augustus. De urenomvang is mogelijk voor minimaal 28 uur per week en maximaal 36 uur per week. De vacature sluit op het moment dat wij een geschikte kandidaat gevonden hebben.

Wil je meer weten over de opdracht neem dan contact op met Anita Gidding-Baade, afdelingshoofd Bestuursdienst via 043-8800678 of anita.baade@gulpen-wittem.nl. Heb jij vragen over de procedure? Neem dan contact op met Marjolein Huijts, adviseur P&O via 06-11037700 of marjolein.huijts@gulpen-wittem.nl.