Managementassistent directeur domein Stad

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van structuur, overzicht en het ontzorgen van anderen? Werk je graag in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is en waar jij direct bijdraagt aan de ontwikkeling van de stad? Dan zoeken wij jou! 

Voor de ondersteuning van de directeur domein Stad zoeken wij een proactieve, professionele en verbindende managementassistent. Jij bent de spil achter de schermen en zorgt ervoor dat processen, afspraken en communicatie soepel en efficiënt verlopen. Met jouw overzicht, nauwkeurigheid en vooruitziende blik kan de directeur zich volledig richten op de opgaven en toekomst van de stad Kerkrade.

Jouw rol

Als managementassistent ondersteun je de directeur domein Stad en de afdelingshoofden binnen het domein. Je zorgt ervoor dat processen, afspraken en communicatie soepel verlopen en bent een belangrijke schakel tussen bestuur, organisatie en externe relaties. Dankzij jouw organisatietalent, gevoel voor prioriteiten en proactieve houding houd je overzicht en creëer je rust in een dynamische werkomgeving.

Wat ga je doen?

Als managementassistent van directeur domein Stad ben je een belangrijke spil binnen het domein Stad. Je ondersteunt de directeur domein Stad en de afdelingshoofden en zorgt ervoor dat processen, afspraken en communicatie soepel verlopen. Dankzij jouw organisatietalent, proactieve houding en gevoel voor prioriteiten houd je overzicht in een dynamische omgeving en zorg je ervoor dat werkzaamheden efficiënt en zorgvuldig worden uitgevoerd. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

-    Fungeren als eerste aanspreekpunt voor de directeur domein Stad en onderhouden van contacten met interne en externe relaties.

-    Beheren van complexe agenda’s, plannen van afspraken en bewaken van deadlines.

-    Prioriteren en afhandelen van binnenkomende informatie, correspondentie en e-mailverkeer.

-    Opstellen en uitwerken van correspondentie, memo’s, notities en andere documenten.

-    Voorbereiden, organiseren en ondersteunen van bestuurlijke en ambtelijke overleggen.

-    Verzamelen, controleren en tijdig beschikbaar stellen van vergaderstukken en relevante documentatie.

-    Verzorgen van verslaglegging en bewaken van actiepunten en genomen besluiten.

-    Beheren van digitale systemen, mailboxen, werkarchieven en dossiers.

-    Zorgen voor een actuele, toegankelijke en goed georganiseerde informatievoorziening.

-    Organiseren van bijeenkomsten en representatieve verplichtingen van de directeur domein Stad.

-    Signaleren van knelpunten en bijdragen aan de verbetering van werkprocessen en procedures.

Wat breng jij mee?

Jij bent iemand die rust en overzicht brengt in een dynamische omgeving. Je bent communicatief sterk, organisatiesensitief en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en contacten. Daarnaast beschik je over:

    Mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in secretariële of administratieve richting.

    Ervaring in een secretariële, managementondersteunende of administratieve functie.

    Sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail.

    Een proactieve en zelfstandige werkhouding.

    Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

    Integriteit, discretie en verantwoordelijkheidsgevoel.

    Affiniteit met een gemeentelijke of bestuurlijke omgeving is een pré. 

    Goede beheersing van Duits en Engels is een pré.

Wat bieden wij?

Bij gemeente Kerkrade krijg je de ruimte om écht impact te maken. Je komt terecht in een organisatie waar samenwerking, ontwikkeling en maatschappelijke betrokkenheid centraal staan. Wij bieden jou:

    Een uitdagende en veelzijdige functie binnen een professionele en betrokken organisatie.

    Een salaris van maximaal € 4.556, - bruto per maand (functieschaal 8) bij een 36-urige werkweek, afhankelijk van ervaring en vaardigheden met een uitloop naar schaal 9 met maximaal € 5.096 bruto per maand.

    Een dienstverband van één jaar met de intentie tot een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

    Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder: 

• Individueel keuzebudget (17,05%).
• Pensioenopbouw bij ABP. 
• Mogelijkheid tot bijkopen van extra verlofuren.
• Extra vitaliteitsdagen.
• Korting op een sportabonnement via het ODS-vitaliteitsprogramma.
• Volop mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en opleiding.
• Goede faciliteiten om werk en privé in balans te houden. 
• Thuiswerken. We vinden het fijn en belangrijk om elkaar regelmatig te ontmoeten op kantoor. Verbinding hebben en houden met het team. Maar thuiswerken doen we ook (dit wordt gefaciliteerd).
• Laptop, telefoon en mogelijkheden voor thuiswerken.

Welkom in Kerkrade!

Gemeente Kerkrade biedt het beste van twee werelden: korte lijnen en persoonlijk contact, gecombineerd met de professionaliteit van een grotere organisatie. Je werkt hier niet voor aandeelhouders, maar voor de samenleving. Samen met inwoners, partners en bedrijven bouwen we aan een sterke stad. We verbinden, versterken en verbeteren. We pakken aan en gaan vooruit. 

Vier zunt Kirchroa!

Enthousiast?

Herken jij jezelf in dit profiel en wil jij bijdragen aan een sterke, betrokken en toekomstgerichte organisatie? Reageer dan uiterlijk dinsdag 23 juni. Voor informatie over de functie kun je contact opnemen met Tonnie Passau, Hoofd afdeling Stedelijke Ontwikkeling. Voor vragen over de procedure kun je contact opnemen met Sosianne Vermeeren, recruiter. De eerste kennismakingsgesprekken staan gepland op dinsdag 30 juni tot 12:30 uur.

Acquisitie

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Niet helemaal jouw baan, maar ken je iemand die perfect past? Tip hem of haar – daar maak je zowel diegene als ons blij!