Medewerker Kabinetszaken
HR21: Medewerker administratief en secretarieel I
32-36 uur per week
Ben jij de medewerker kabinetszaken die wij zoeken? De medewerker met een sterk organisatorisch vermogen die gestructureerd te werk gaat? Dan zoeken wij jou!
Waar ga je werken?
Roermond is de stad van ambitie, daadkracht en verbinding. Een historische stad voor jong en oud, die zorgt voor elkaar, met een bloeiende economie in Retail, Leisure en industrie, en samen werkt aan duurzame ontwikkeling. Als regenboogstad staan wij voor een inclusieve samenleving. Dit diverse karakter vinden wij ook belangrijk in onze eigen organisatie. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten vergroten de denkkracht en mogelijkheden van de gemeente Roermond.
Hiermee willen wij optimaal aansluiten bij de behoeften uit de samenleving. Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, hoe oud je bent en van wie je houdt. We zijn vooral nieuwsgierig naar jouw drive om Roermond steeds mooier te maken. Welke bijdrage wil jij leveren aan os Remunj?
Wat ga je doen?
- Secretariële taken en het ondersteunen van de Kabinetchef waarbij je een belangrijke schakel bent zowel intern als extern als het gaat om bijeenkomsten, protocol ontvangsten, begeleiding van gasten en relaties;
- Mede organiseren van evenementen zoals de lintjesregen, recepties en ontvangsten op het stadhuis conform etiquette en protocollen. Mede organiseren van de jaarlijkse 4 mei herdenkingen en ander terugkerende herdenkingen;
- Je bent betrokken bij ontvangsten, ceremoniële bijeenkomsten en zichtbaarheid van het bestuur. Denk daarbij aan uitnodigingen tot logistiek, elk detail draagt bij aan de beleving en het succes van een evenement en is daarom een belangrijk onderdeel van Kabinetzaken;
- Contactpersoon en begeleider van de Voorsteller bij de aanvragen voor Koninklijke Onderscheidingen, het dossier compleet maken in het systeem LINT ter verzending naar de Provincie;
- Werkzaamheden die voortvloeien uit gemeentelijke en landelijk vastgestelde protocollen zoals het vlaggenprotocol;
- Het schrijven van speeches t.b.v. de Koninklijke Onderscheidingen;
- Representatieve taken zoals gastvrouw tijdens ontvangsten (ook in de avonduren en weekenden);
- Het up-to-date houden van draaiboeken van jaarlijks terugkerende bijeenkomsten;
- Inkopen van representatiegeschenken en advisering van het college over het gebruik en inzet van relatiegeschenken;
- Het waarborgen van een transparante en ethische werkwijze, b.v. in de omgang met vertrouwelijke informatie of bij representatieve taken;
- Op verzoek het begeleiden van een bestuurder bij zijn/haar externe afspraak, denk hierbij aan huwelijk jubilea of een receptie;
- Het maken van inkooporders;
- Je maakt deel uit van het crisisteam van de Oranjekolom en neemt deel aan jouw taak (notuleren) bij een crisis.
Wat verwachten wij?
- MBO/HBO werk- en denkniveau waarin zelfstandigheid, proactief handelen, integriteit, organisatietalent, flexibiliteit, stressbestendigheid en snel kunnen schakelen en improviseren belangrijke componenten zijn;
- Iemand met ervaring in dit vakgebied heeft de voorkeur;
- Zelfstandig uitvoeren van de primaire kabinetstaken op het gebied van secretariële en administratieve werkzaamheden;
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
- Representatief, je bent het visitekaartje van de gemeente en je hebt een professionele uitstraling;
- Met jou in het team hebben we een collega die graag samenwerkt maar ook zelfstandig uit de voeten kan. Je hebt een flinke dosis empathie en wanneer een situatie vraagt om de touwtjes in handen te nemen, doe je dit op een natuurlijke manier;
- Het waarborgen van integriteit;
- Een georganiseerde multitasker die soms 10 dingen tegelijk moet doen en plezier heeft in haar/zijn werk;
- Een proactieve en probleemoplossende houding;
- Het onderhouden van contacten binnen jouw netwerk, burgers en samenwerkingspartners.
Competenties
- Flexibel | Gemakkelijk aan te passen aan veranderende werkwijzen, werktijden, taken, verantwoordelijkheden, beleidswijzigingen, omgeving en gedragingen van anderen.
- Stressbestendig | Goed in staat om effectief te blijven presteren onder tijdsdruk, druk van meerdere of moeilijke taken, sociale druk of bij tegenslag, teleurstelling, tegenspel of crises.
- Organiseren | Je plant en organiseert effectief en efficiënt om de gestelde doelen te bereiken.
- Zorgvuldig | Zorgvuldig te werk gaan, fouten voorkomen en erop toezien dat de taken grondig, geordend en zorgvuldig worden uitgevoerd.
- Klantgericht | De wensen van klanten kunnen aanvoelen en meedenken met de klant om tot een mooi resultaat te komen.
Wat kun je verwachten?
- Een plek in een gedreven en enthousiast team, waar samenwerking vanzelfsprekend is;
- Een organisatie (en cluster) in ontwikkeling met ruimte voor en behoefte aan jouw input;
- Een salaris van maximaal € 4.297,- (schaal 8) bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek (peildatum 01/10/2024). Inpassing in aanloopschaal 7 is mogelijk als de medewerker de functie nog niet volledig en volwaardig kan uitoefenen;
- Goede arbeidsvoorwaarden o.a. uitloopschalen, ICT-voorzieningen, reiskostenvergoeding en IKB. Het IKB bedraagt 17,05% van je bruto jaarsalaris en kun je inzetten voor bijvoorbeeld de inkoop van extra vrije dagen.
Kom je bij ons werken?
Bij de gemeente Roermond houden we van uitdagingen en vooruitgang. Laat jij je vooruitdagen? Ga dan naar www.igom.nl en solliciteer uiterlijk 18 februari aanstaande.
Het kunnen overleggen van een verklaring omtrent het gedrag en maakt deel uit van de selectieprocedure. Bij gelijke geschiktheid heeft een interne kandidaat voorrang.
De eerste gesprekken vinden plaats in week 9.
We willen een diverse en inclusieve organisatie zijn, die ruimte biedt aan iedereen. Diversiteit is een kracht die we gebruiken om betere resultaten te halen voor de stad. Je bent niet verplicht om je geboortedatum, geboorteplaats en geslacht in je cv en sollicitatieformulier te vermelden.
Vragen?
Wil je nog verdere informatie over deze functie, dan kun je contact opnemen met:
Romain Dohmen, Manager Stafbureau Kabinet & Bestuur a.i. +31620789920 of RomainDohmen@Roermond.nl